In conformità con la normativa applicabile (e in particolare con il D.lgs 24/2023), l’Ente riconosce l'importanza di tutelare coloro che segnalano violazioni di disposizioni di legge che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione dell'Ente stesso, di cui siano venute a conoscenza all’interno del proprio contesto lavorativo.

A tal fine, l’Ente ritiene opportuno adottare un processo trasparente che offra al proprio Personale l'opportunità di compiere, in modo sicuro, le segnalazioni di azioni e comportamenti che siano - o quantomeno sembrino - in contrasto con la legge e con le procedure aziendali, garantendo la tutela dei diritti di tutte le Persone Coinvolte, ivi inclusi i Segnalati (ad esempio in caso di segnalazioni inesatte o errate).

Con la presente presente procedura, dunque, l’Ente disciplina - e condivide con il proprio Personale - il processo di segnalazione delle circostanze che costituiscano - o comunque appaiano come - irregolarità o violazioni, al fine di poter condurre indagini appropriate e intraprendere le azioni correttive necessarie, nel pieno rispetto di tutte le parti coinvolte e in conformità alle leggi vigenti.

Rientrano nell’ambito della presente procedura per la gestione delle Segnalazioni di Violazioni come definite, riguardo l’oggetto ed i requisiti, nei successivi Paragrafi 5.1. e 5.2.

La presente procedura si applica a tutto il Personale, ai consulenti, agli agenti o alle terze parti e, più in generale, a chiunque svolga la propria attività lavorativa a beneficio dell’Ente. Si applica sia all'interno che all'esterno del luogo di lavoro, in qualsiasi contesto legato alle attività dell'Azienda (ad esempio, durante le trattative con un cliente/fornitore, o durante l'organizzazione di viaggi/eventi con clienti o terzi collegati al contesto lavorativo). Restano impregiudicati tutti gli obblighi legali, in particolare quelli relativi alla denuncia alle Autorità Giudiziarie o di Vigilanza, come richiesto dalla legislazione locale dei Paesi in cui opera l'Azienda.

Riferimenti alle leggi applicabili nel campo del whistleblowing:

1. Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023.
2. Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.
3. Regolamento (UE) n. 2016/679 ("GDPR").
4. Legge n. 179 del 30 novembre 2017, in vigore dal 29 dicembre 2017, sulla tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui sono venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.
5. Articoli 4-undecies e 4-duodecies del Testo Unico della Finanza (T.U.F.).
6. Regolamento UE 596/2014 sugli abusi di mercato.
7. Articolo 48 del Decreto Legislativo n. 231/2007, che attua la IV Direttiva Antiriciclaggio.
8. Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne Approvate con Delibera n°311 del 12 luglio 2023.

Le Segnalazioni - sempreché conformi ai requisiti definiti nei Paragrafi 5.1 e 5.2 - devono essere inviate al Responsabile per le Segnalazioni Interne (RSI).

Il RSI è tenuto a garantire la corretta attuazione del processo di segnalazione delle violazioni e riferirne gli esiti agli organi amministrativi.

In via generale, è indifferente che l’Ente individui il RSI al proprio interno (istituendo un apposito ufficio a cui siano assegnate più persone o nominando una singola persona) o all’esterno (ad esempio ad un fornitore specificamente individuato)

A prescindere dalla sua natura (interna o esterna, monocratica o collegiale) per garantire il corretto svolgimento delle funzioni assegnati, il RSI deve

• essere autonomo, ossia deve essere in grado di operare con indipendenza nell’esercizio delle proprie funzioni e non deve avere alcun interesse potenziale che possa compromettere la sua imparzialità e indipendenza;
• possedere le necessarie qualifiche morali e professionali per garantire la massima imparzialità, obiettività e indipendenza nello svolgimento dei suoi compiti;
• essere formato e aggiornato in merito alla normativa applicabile e alla presente procedura.

Allorquando individui un RSI interno, in caso di potenziale conflitto di interessi o nel caso in cui il Segnalato sia un superiore dell’RSI, quest’ultimo dovrà astenersi dal gestire la Segnalazione e dare immediata comunicazione della circostanza all’organo amministrativo così che questi provveda a sostituirlo per il caso di specie con un RSI supplente.

Rientrano nell’ambito della presente procedura le Segnalazioni di Violazioni che riguardano condotte che influiscono - o, comunque, incidono - sulla corretta amministrazione dell’Ente stesso o sull’interesse pubblico.

A titolo esemplificativo, possono essere oggetto di Segnalazione:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001 (a titolo esemplificativo: indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell'Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture) o violazioni del modello di organizzazione e gestione eventualmente previsto);
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi a: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione e il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato); o che vanificano la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non rientrano nell’ambito della presente procedura le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente al rapporto individuale di lavoro o al rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Non rientrano nell’ambito della presente procedura le informazioni che il Segnalante abbia appreso al di fuori del contesto lavorativo.

Le Segnalazioni possono avere ad oggetto:

1. informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
2. attività illecite non ancora compiute ma che il Segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
3. sospetti purché fondati (ossia supportati da elementi di fatto idonei a giustificare la necessità di svolgere ulteriori accertamenti, comunque sufficientemente specifici e supportati da documentazione appropriata). Ne consegue che non possono essere oggetto di Segnalazione i dubbi sforniti di alcun elemento di fatto a sostegno, le dicerie e le voci di corridoio.

Ai fini dell’applicazione della presente procedura, non rilevano né la certezza dei fatti né i motivi personali che inducano il Segnalante a effettuare la segnalazione.

Al fine di facilitare le indagini sugli eventi segnalati, le Segnalazioni devono essere motivate e basate su informazioni precise e coerenti, riferirsi a fatti verificabili e contenere alcuni elementi quali:

a) dove e quando si sono verificati gli eventi segnalati;

b) dati personali o altri elementi che consentano l'identificazione delle persone coinvolte negli eventi segnalati e di qualsiasi altra persona che possa avere informazioni sugli eventi segnalati;

c) qualsiasi documento che possa confermare la validità della segnalazione.

Il Destinatario che viene a conoscenza di un comportamento sospetto ha la responsabilità di effettuare una Segnalazione all’Ente tramite uno dei seguenti due canali:

Le Segnalazioni sono valutate dal Responsabile delle Segnalazioni Interne (RSI), appositamente individuato e autorizzato dall’Ente, nonché dall’eventuale personale assegnato al suo ufficio e di cui questo si avvarrà per tale finalità - previa relativa autorizzazione al trattamento dei dati.

L'accesso alle informazioni relativa a ciascuna Segnalazione sarà, dunque, limitato alle sole persone che saranno coinvolte nella stessa e sarà esteso solo nella misura necessaria a condurre un'indagine approfondita.

Resta peraltro inteso che le informazioni relative a ciascuna Segnalazione - sia in formato cartaceo sia in formato telematico - siano custodite e, infine, archiviate in modo sicuro e protette da accessi non autorizzati.

L’RSI, sulla base di una prima valutazione della Segnalazione ricevuta, può:

• qualora la Segnalazione non sia fornita dei requisiti previsti dalla presente procedura, dichiararla inammissibile; o
• qualora reputi la Segnalazione ammissibile, avviare un’indagine interna con la collaborazione delle altre funzioni aziendali competenti o di consulenti terzi, condividendo solo i contenuti necessari ai fini dell'indagine, al fine di proteggere la riservatezza dell'identità del Segnalante

Entro sette (7) giorni dalla ricezione della Segnalazione, l’RSI deve fornire al Segnalante un riscontro con cui confermi la ricezione della Segnalazione e la relativa presa in carico.

L’RSI deve condurre e completare la propria indagine entro tre (3) mesi e sette (7) giorni dalla presentazione della Segnalazione (Termine). Al termine dell’indagine interna, questi deve peraltro comunicare al Segnalante gli esiti della propria attività, secondo quanto previsto dal Paragrafo 5.5 che segue.

Resta inteso che, durante tutta la fase di indagine, il Segnalante deve rendersi disponibile a collaborare con l’RSI, al fine di offrire, se del caso, ulteriori informazioni e documentazione.

Il Responsabile per le Segnalazioni Interne deve garantire

- la tracciabilità di ciascuna Segnalazione pervenuta;

- la verifica delle relative attività istruttorie, tramite redazione di appositi verbali in cui si dia atto delle indagine svolte e dei relativi risultati;

- la conservazione della documentazione relativa per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e delle procedura aziendali.

Resta inteso che, al fine di garantire la sicurezza delle informazioni e dei dati personali correlati a ciascuna Segnalazione, il RSI – così come il personale eventualmente assegnatogli – deve astenersi da

• salvare o conservare la documentazione inerente alle Segnalazioni in strumenti – informatici o cartacei – diversi dalla Piattaforma.
• estrarre copia della documentazione relativa alle Segnalazioni a meno che ciò non sia strettamente correlato ad esigenze proprie dell’attività di indagine. Resta intesto che, in questo caso, i supporti su cui sono salvate dette copie devono essere custoditi in un posto accessibile solo al personale autorizzato e, se informatiche, protette da idonee credenziali di accesso.

Entro il Termine, sulla base delle risultanze dell’indagine il Responsabile delle Segnalazioni Interne può: (i) archiviare la Segnalazione per infondatezza; (ii) proporre l’adozione di tutele; (iii) chiedere lo svolgimento di ulteriori indagini.

Laddove, poi, la Segnalazione sia fondata, l’RSI deve verificare se e in che modo la condotta segnalata abbia riflessi sul Modello Organizzativo dell’Ente o sul Codice Etico (qualora adottati) oppure sulla struttura privacy aziendale e nel caso contattare i relativi referenti [ossia, rispettivamente l’Organismo di Vigilanza e il Responsabile per la Protezione dei Dati (o DPO) o, in sua mancanza, il referente interno sulla protezione dei dati personali (o referente privacy)].

Più nello specifico

In conformità alla normativa applicabile ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare la segnalazione degli illeciti, l’Ente assicura la riservatezza del Segnalante (e dei relativi dati personali) e la confidenzialità delle informazioni ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo di segnalazione nonché garantisce che la segnalazione non costituisca di per sé violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro. In proposito, si richiama l’attenzione sul fatto che le Segnalazioni non possono essere utilizzate per scopi diversi da quelli previsti al Paragrafo 5.1 che precede, relativo all’Oggetto delle Segnalazioni nell’ambito della presente procedura.

In particolare, l'Ente garantisce che:

• l'identità del Segnalante non sarà divulgata senza il suo esplicito consenso a persone diverse da quelle autorizzate a ricevere o ad agire in base alle segnalazioni;
• tutte le persone coinvolte nella gestione delle segnalazioni sono tenute a mantenere la riservatezza, tranne nei casi in cui:
  • la segnalazione sia fatta con l'intenzione di danneggiare o pregiudicare in altro modo il Segnalato ("Segnalazione maliziosa") e dia luogo a responsabilità per diffamazione o nei casi in cui la Segnalazione sia stata portata all’attenzione dell’Autorità Giudiziaria - calunnia;
  • l'anonimato non sia legalmente applicabile (ad esempio, in indagini penali, ispezioni normative, ecc.);
  • la segnalazione riveli fatti e/o circostanze che rendano opportuna e/o necessaria la denuncia all'Autorità Giudiziaria.

Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o menzionate nelle relazioni effettuate in conformità con la presente procedura sarà effettuato, per quanto compatibile, in conformità con le leggi applicabili e le procedure aziendali in materia di protezione dei dati personali, come indicato nell'informativa sul trattamento dei dati personali messa a disposizione delle persone interessate.

La violazione dell'obbligo di riservatezza comporta una responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore responsabilità prevista dalla legge.

Tali tutele si applicano anche ai Facilitatori e alle Persone Correlate.

Per tutelare il Segnalante l’Ente proibisce qualsiasi forma di ritorsione, azione discriminatoria o condotta sleale effettuata, nei confronti del Segnalante stesso, in ragione della Segnalazione.

Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato e che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto (ad esempio, azioni disciplinari).

È dunque fatto espresso divieto a chiunque operi all’interno dell’Ente di compiere atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del Segnalante di cui sia diventata nota l’identità e ciò anche laddove la Segnalazione risulti infondata.

Ne consegue che contro il Segnalante non potranno essere intraprese azioni disciplinari a meno che, all’esito delle indagini svolte dal RSI, non sia emerso che il Segnalante stesso abbia agito con dolo (ad esempio, effettuando una Segnalazione maliziosa) o con colpa grave.

La presente tutela riguarda la persona del Segnalante in sé e per sé considerata, a prescindere dal ruolo ricoperto all’interno dell’Ente. Ne consegue che si applica anche:

• qualora il rapporto giuridico non sia ancora iniziato, se le informazioni di cui alla Segnalazione sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto di lavoro.

Resta inteso che la tutela prevista nel presente Paragrafo si applica anche in favore dei Facilitatori e delle Persone Correlate.

6.3 Misure di sostegno

L’Ente favorisce il comportamento virtuoso del Personale che intenda segnalare illeciti - di cui al Paragrafo 5.1. che precede - e, a tal fine, si impegna ad adottare tutte le misure che, nel caso di specie, si rendano necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale del Segnalante.

A suggello di quanto sopra, l’Ente ricorda che non è possibile, per i lavoratori, rinunciare al diritto di effettuare Segnalazioni se non in sede protetta (e dunque in sede giudiziaria o sindacale).

Premesso quanto sopra, l’Ente ricorda che, a seguito di convenzione con l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione),  alcuni enti del Terzo Settore offrono al Segnalante molteplici misure di sostegno (tra cui, informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni d’accesso al patrocinio a spese dello Stato).

Al fine di garantire il corretto svolgimento delle indagini e di non anticipare o falsare l’esito delle stesse, l’Ente riconosce l’importanza di tutelare nella fase di analisi della Segnalazione e in attesa dell'accertamento delle eventuali responsabilità, il Segnalato. 

In proposito, dunque, l’Ente prevede le seguenti protezioni per il Segnalato:

• tutela della riservatezza, salvo in caso di obbligo di comunicazione imposto da leggi o da richieste dell'Autorità Giudiziaria;
• tutela da qualsivoglia azione discriminatoria o diffamatoria.

È fatto dunque espresso divieto a chiunque operi all’interno dell’Ente di

• divulgare l’identità del Segnalato; e
• compiere atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del Segnalato della cui identità sia venuto a conoscenza.

Qualsiasi violazione degli obblighi previsti nella presente procedura - in particolare in materia di riservatezza e di divieto di atti ritorsivi, sia a favore del Segnalante sia a favore del Segnalato -, costituisce una violazione degli obblighi posti in capo al Personale e, pertanto, può comportare da parte dell’Ente

• l’adozione del provvedimento disciplinare ritenuto più appropriato per il casi di specie, se commessa dal personale dipendente o allo stesso assimilato;
• la contestazione di inadempimento degli obblighi contrattuali, se commessa dal personale autonomo (collaboratori o liberi professionisti).

L’Ente si riserva di adottare analoga reazione qualora, all’esito delle indagini svolte, una Segnalazione risulti falsa, se tale falsità è il risultato di dolo (Segnalazione maliziosa) o colpa grava (voce di corridoio sfornita di alcun fondamento). Rimane ferma la responsabilità personale del Segnalante qualora sia stato accertato con sentenza (anche di primo grado) che questi, tramite la Segnalazione, abbia integrato il reato di diffamazione o calunnia.

Nel caso di corresponsabilità, il Segnalante può essere soggetto a un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la disciplina applicabile.

La presente procedura è comunicata a tutti i Destinatari al momento dell'instaurazione del rapporto contrattuale con l’Ente.

L'Ente si impegna a promuovere una cultura di etica, integrità e conformità in tutta l'organizzazione. A tal fine, comunicherà periodicamente i programmi di formazione e di sensibilizzazione a tutti i Destinatari, in particolare al Personale, evidenziando l'importanza di segnalare potenziali irregolarità e le protezioni disponibili per gli informatori.

La presente procedura sarà aggiornata dall’Ente periodicamente per garantirne l'efficacia e la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Per qualsiasi richiesta o segnalazione relativa a questa procedura, i Destinatari possono rivolgersi all’RSI.

In alternativa, può rivolgersi all’organo amministrativo dell’Ente.

Per completezza, si riportano nella presente sezione le ulteriori forme di Segnalazione che possono essere utilizzate dal Segnalante.

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna, ossia tramite il canale attivato dall’ANAC, qualora:

• non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa; o
• la persona segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; o
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; o
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Tale canale, tuttavia, non è utilizzabile per segnalazioni che riguardano gli illeciti previsti dal D.lgs. 231/01.

Per divulgazione pubblica si intende rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Il Segnalante beneficia delle misure di protezione previste se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.